La oficina jurídica vela por el avance de los procedimientos administrativos que se adelantan diariamente en la dependencia y en la Vicerrectoría en general, aplicando un marcado carácter de detección de riesgos, malas prácticas y/o inconsistencias en cuanto a materias de forma y de fondo, y llevando un control detallado de los distintos documentos necesarios para que el procedimiento como tal sea legal; además, pretende un flujo ordenado y constante en los trámites, todo con base en los principios de celeridad, economía, eficacia, eficiencia, participación, responsabilidad, moralidad y transparencia.

Los procedimientos administrativos que se tramitan en la oficina jurídica, propiamente dichos, son los siguientes:

1. Se proyectan resoluciones de traslados de recursos, de pagos, de pago al exterior, que sean competencia del Vicerrector de Investigaciones, por no superar los 100smlmv, y Resoluciones Rectorales, de competencia del rector, que superen los 100smlmv.
2. El proceso de contratación del personal que requieren los distintos proyectos que maneja la Vicerrectoría de Investigaciones, en el cuál se distinguen tres etapas significativas, a saber:

Proceso Precontractual:
Es el proceso mediante el cual se analiza si es viable jurídicamente contratar con la persona natural o jurídica con la que se quiere contratar, lo anterior, conforme a los requisitos de contratación del Artículo 50 del Acuerdo 064 del 2008, a saber:
“Artículo 50. Requisitos de Contratación Directa: Deberán cumplirse los siguientes requisitos:
Serán requisitos precontractuales los siguientes:
Para cuantías menores o iguales a 50 (cincuenta) SMMLV se requiere:
1.Mínimo una cotización.
2. Justificación escrita del solicitante, definiendo su conveniencia y oportunidad.
Para cuantías mayores a 50 (cincuenta) y hasta 100 (cien) SMMLV se requiere:
1. Justificación escrita del solicitante, definiendo su conveniencia y oportunidad.
2. Invitación a cotizar escrita suscrita por el Ordenador del Gasto.
3. Mínimo Tres cotizaciones o tres hojas de vida.
4. Evaluación Escrita del Solicitante, indicando el orden de elegibilidad.
5. Matriz de Riesgos (Adicionado por el Acuerdo 017 del 21 de junio de 2011)
6. Acreditar afiliación a un sistema de seguridad social, pensión y riesgos profesionales (Adicionado por el Acuerdo 017 del 21 de junio de 2011)
Este trámite se lleva a cabo después de haberse expedido el Certificado de Disponibilidad Presupuestal por parte del área financiera y de que la contratación sea analizadas y avalada por el señor Vicerrector de investigaciones. En la oficina jurídica, se realiza un análisis del contrato, se verifica con lista de chequeo el cumplimiento de requisitos del contrato, se procede a numerar y se envía para firma del señor Vicerrector de Investigaciones y al área de presupuesto para el Registro de Disponibilidad Presupuestal. Una vez se cuenta con toda esta documentación, y dependiendo de la naturaleza jurídica del contrato, la oficina jurídica o el área de presupuesto procede a realizar el contrato para continuar con el proceso respectivo. Es importante mencionar los diferentes contratos que maneja la Vicerrectoría de Investigaciones, como son contratos u órdenes de prestaciones de servicios, contratos de suministro, contratos de consultoría, contratos de obra, de arrendamiento, convenios y contratos académicos remunerados, cada uno, con sus particularidades al momento de celebrarse.

Proceso Contractual:
En esta etapa, el contrato se encuentra listo para la firma y, posterior legalización por parte del contratista. Para la legalización se tiene un término de 10 días, so pena de anulación, y consiste en presentar en la oficina jurídica las garantías exigidas en el contrato, generalmente la póliza de seguros firmada. Una vez se lleve a cabo tal procedimiento, la póliza deberá ser aprobada para que el contrato pueda ser designado al correspondiente supervisor.

Proceso Pos Contractual:
Es el acompañamiento del contrato durante su periodo de ejecución y liquidación; lo anterior atendiendo a que en el desarrollo del contrato pueden surgir distintas eventualidades que requieren trámites administrativos para poderse atender. Eventualidades cómo la suspensión del contrato, la necesidad de adición o disminución en tiempo o valor presupuestal, terminación unilateral o bilateral del contrato, entre otras, y la liquidación del contrato, con todos los requisitos que esto conlleva, son ejemplos de los diligencias que se deberán gestionar en la oficina jurídica una vez se presenten. Cabe resaltar que conforme a la forma de pago establecida en el contrato, una asesora jurídica de la dependencia revisa que los documentos se encuentren completos y que no presenten errores, para que la división financiera no le niegue el pago correspondiente.
El asesoramiento jurídico al Vicerrector de Investigaciones, personal docente, administrativo, investigadores y contratistas, que tiene que ver con la dirección y el acompañamiento en los procesos y trámites, es otra de las labores que acata la oficina jurídica de la Vicerrectoría de Investigaciones. Esta labor puede manifestarse de manera personal, en nuestra dependencia, o de manera escrita, cuando se solicita por dicho medio. En este campo, la oficina intenta proporcionar la información más completa, para que las inquietudes que se hayan presentado, sean aclaradas en su totalidad.
El Vicerrector de Investigaciones, al tener la calidad de ordenador del gasto, tiene la facultad de certificar que una persona trabajó en alguno de los proyectos de investigaciones que se financian; por lo tanto, un contratista puede solicitar a la oficina jurídica una certificación en la que establezca el tiempo y el proyecto en el que trabajó para determinado proyecto, o para la misma Vicerrectoría de Investigaciones.

Diana Carolina Solarte Mila
Abogada
Vicerrectoría de Investigaciones
Universidad del Cauca